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环境管理体系程序文件范本
发布时间:2013-11-22 14:53:16   来源:山西认证    浏览次数:2172

环境因素识别和评价控制程序

编号:YSR/EP431-1
版次:A/0
受控状态:受控
1  目的

    对本公司活动、产品和服务中相关的能够控制和可望对其施加影响的环境因素进行识别与评价,确定重要环境因素,并确保环境因素及时更新。
2  适用范围
    适用于本公司环境体系所覆盖范围内活动、产品和服务中环境因素的识别与评价。
3  职责
3.1  办公室负责公司环境因素的识别、评价与更新工作。
3.2  各部门负责对本部门的环境因素进行识别评价,填写“环境因素识别/评价表”及“重要环境因素清单”,经部门领导批准后,报送办公室。
3.3  办公室根据各部门、生产车间的“环境因素识别/评价表”,汇总整理成公司的“环境因素/识别评价表”及“重要环境因素清单”。保存并负责将批准后的重要环境因素清单下发至相关部门并保存。
3.4  管理者代表负责对公司重要环境因素进行审批。
4 工作程序
采用“过程方法”的思路:

确定活动/产品/服务
识别环境因素
评价环境因素
确定重要环境因素

4.1 环境因素的识别
4.1.1 环境因素识别步骤:
a.确定本部门的活动、产品和服务过程;
b.识别生产及服务过程中可能产生的环境因素和环境影响;
c.根据组织环境特点作出识别判断。
4.1.2 识别环境因素时应考虑:
a.对环境的影响;
b.法律、法规及其他要求;
c.相关方的关注和要求;
d.不同状态、不同时态和不同类型时的情况:
三种状态:正常、异常和紧急状态;
三种时态:过去、现在和将来;
六个方面:大气污染、水污染、废弃物污染、土地污染、资源及能源的消耗及当地环境问题等;
e. 当公司开展某项涉及新的开发和新的或修改的活动、产品、服务的项目时,应及时对相关的环境因素进行评审,按照产品实现策划和设计开发的进度,在同一时间阶段对环境因素进行预测分析,并根据环境因素的变化情况对目标指标和管理方案进行修订。
4.1.3  识别环境因素时可采用的方法:
a.调查法;
b.现场观察法;
c.排查法;
d.过程分析判断法等。
4.2 环境因素评价
4.2.1 环境因素评价可考虑以下几个方面:
a.发生的频率;
b.环境影响的范围;
c.环境污染的危害程度;
d.相关方关注程度;
e.适用法律、法规和其他要求的符合性;
f.可控程度及降低影响的可行性;
g.其他方面。
4.2.2  评价方法
4.2.2.1  环境因素评价方法有多种,如:专家判断法、是非判断法、对比法、跟踪环境影响或权重评分法等。考虑本组织的特点,公司采用评分法与判断法相结合。
4.2.2.2  评分法评分标准
a.规定6个评价因子分别用A、B、C、D、E、F表示,每个因子分值为1~4分。
发生频率A
连续发生                                              A=4分
一日以上一次至每月一次                                A=3分
一月以上一次至每年一次                                A=2分
一年以上一次                                          A=1分
环境影响的范围B
全球                                                   B=4分
国家                                                   B=3分
地区                                                   B=2分
局部                                                   B=1分
环境污染的危害程度C
  重大                                                   C=4分
  严重                                                   C=3分
  一般                                                   C=2分
  轻微                                                   C=1分
相关方关注程度D
  相关方极为敏感、严重影响公司形象                       D=4分
  相关方较为关注,影响公司形象                           D=3分
  相关立关注或不关注,对公司形象有影响                    D=2分
  不影响公司形象                                          D=1分
法律、法规和其他要求的符合性E
  测定值超标                                              E=4分
  测定值在允许范围内                                      E=3分
  测定值等于规定值                                        E=2分
  测定值优于规定值                                        E=1分
可控程度及降低影响的可行性F
  无现有技术待开发新技术                                  F=4分
  有相应成熟技术但不成熟                                  F=3分
  有相应成熟技术且投资大于10万元                         F=2分
有相应成熟技术且投资小于10万元                         F=1分
b.环境因素评价与重要环境因素的确定
1)  按规定的评价因子对环境因素评定各项分值;
2)  若A+B+C+D+E+F≥13分时,该因素初步确定为重要环境因素;
3)       依据组织环境特点,结合实际,对比权衡,判定重要环境因素。
4.2.3公司在整个体系的建立、实施和保持过程中均要考虑重大环境因素,公司环境委员会负责每年一次的评审,如重大环境因素发生变化,对相应的管理方案、法律法规及其他要求等内容要进行相应的评审,以确保满足要求。
4.3  环境因素的更新
4.3.1  管理者代表责成各相关部门每年至少进行一次环境因素的识别与评价。
4.3.2  环境因素发生以下情况需要重新更新时,应重新识别评价,特别要注意重要环境因素的更新。
a.适用法律、法规发生变化及国家、地方或行业标准发生变化;
b.本公司扩大经营范围及改变经营项目;
c.每年内审、外审或管理评审后涉及到环境因素的变化或发生严重不符合项;
d.主要原材料及工艺方法有重大变化;
e.重要设备、设施发生重大变化;
f.发生应急事件/事故所涉及的环境因素变化;
g.相关方连续投诉或提出合理要求。
4.3.3  环境因素的更新涉及文件的更改和修订执行《文件控制程序》。
5  相关文件]
5.1  《文件控制程序》
5.2  《记录控制程序》
5.3  《法律法规控制程序》
5.4  《应急准备与响应控制程序》
6  记录
YSR/R-431-01《环境因素识别评价表》
YSR/R-431-02《重要环境因素清单》

编号:YSR/EP432-1
版次:A/0
受控状态:受控
法律法规控制程序

 
1  目的
    建立获取法律法规及其他要求的渠道,以便及时获取、识别并更新公司质量和环境适用的法律、法规及其他要求。
2  适用范围
    本程序适用于公司获取、更新环境法律、法规和其他要求以及适用性确认.本程序所指的法律法规主要包括国际公约以及我国的国家、地方、或相关部门制定的法律、法规、条例、规章、制度等。其他要求主要指产业实施规范、与官方机构的协定、非法规性指南及相关的要求等。
3  职责
3.1  办公室负责质量及环境方面的法律、法规、标准及相关要求的识别、获取和更新,并填写公司“法律法规清单”,将信息传递到各相关部门,并对其中的内容对公司所有员工进行宣传培训,确保实施。
3.2  办公室负责法律、法规的识别及收集,制定相应清单并经本部门领导审批,将相关信息及时与办公室沟通。
3.3  各部门负责本部门法律、法规的识别及收集,制定相应清单并经本部门领导审批,将相关信息及时与办公室沟通。
3.4  管理者代表负责法律、法规适用性审批。
4  工作程序
4.1获取范围
a.有关的国际公约;
b.国家法律、法规、标准及行政规章制度;
c.地方法律、法规、标准及行政规章制度;
d.行业规定及标准;
e.公司上级机构的规定或指令;
f.公司内部规章制度、管理办法。
4.2 对与本公司环境因素有关的法律法规要求和其他要求的适用性由办公室负责组织各部门进行评审。对适用环境因素的法律法规的评审情况登记在《适用于环境因素法律法规识别表》中,在确定与环境因素有关的适用法律法规以后,由办公室建立《与环境因素有关法律法规清单》,并组织公司相关部门和人员进行培训宣贯。
4.2  办公室通过国家、地方及行业主管部门(如:环保安全生产、消防等部门)、刊物、网络及其他途径获取相关法律法规与其他要求的文件。
4.3  办公室与相关部门确定其适用性,制定公司《适用的法律法规与其他要求清单》经管理者代表审批后发送各相关部门,并确保将文件发放至相关部门。
4.4  各相关部门制定本部门相应的适用法规和其他要求清单,结合程序文件和作业指导书组织学习相关内容,确保符合要求。
4.5  办公室将本公司的相关文件,资料每季度整理一次归档办公室。
4.6  法律法规的登记、发放、保存按《文件控制程序》执行。
4.7  若有法律、法规与其他要求更新或废止时,对更新的法律、法规与其他要求重新进行识别并审批其适用性,将评审结果登记在《法律法规适用性评价表》中。
4.8  法律、法规属强制性要求,尤其对环境保护、清洁生产、生产材料应用方面的法律、法规要确保适时、适用、最新。
4.9  涉及相关方要求的要及时通报给相关方。
4.10  办公室每季度对法律与其他要求进行一次法律、法规适用性评审工作,如有失效情况,应及时更新清单,具体按《文件控制程序》管理。
4.11  办公室每年进行一次法律、法规、标准及其他要求的获取工作,本公司获取法律法规及其他要求的主要途径为网络和情报发展中心,同时每年要监督检查各部门目标、指标、环境活动表现与法律、法规及其他要求的符合性。
5  相关文件
5.1  《文件控制程序》
5.2  《记录控制程序》
6  记录
6.1  YSR/R-432-01法律法规清单
6.2  YSR/R-432-02适用的法律法规与其他要求清单
6.3《法律法规适用性评价表》
6.4《适用于环境因素法律法规识别表》
 

目标、指标和管理方案控制程序

编号:YSR/EP433-1
版次:A/0
受控状态:受控
1 目的

为评定后的重大环境因素设定控制目标和指标,并规划管理方案,保持管理方案与变化的活动、产品、服务的一致性,确保环境管理体系的持续改进。
2适用范围
    适用于经公司评定的重大环境因素的控制策划,即环境管理目标指标、管理方案的制定、修改、评审、批准、监控过程。
3职责
3.1总经理负责环境目标指标和管理方案的批准;
3.2管理者代表负责目标指标和管理方案的审核,以及管理方案实施情况和目标指标完成情况的监督;
3。3与重大环境因素相关的主要管理部门负责根据公司要求提出目标指标和管理方案的设想,并按照批准的要求实施。
4程序
4.1重大环境因素控制原则:
4.1.1经评定批准的重大环境因素公司应策划相应的控制手段以达到污染预防和持续改进的目的。
4.1.2污染预防从控制、减少、消除三方面入手,因此所有重大环境因素必须有相应的控制手段:
a首选途径为:针对相同类型重大环境因素设定一组环境管理目标和相对应的指标,为达成一组目标指标策划一个或一组管理方案,在管理方案中规定控制重大环境因素偏离方针、目标指标的日常管理程序的编制要求并实施。
b次选途径为:难以设定目标指标进行考核,或者目前难以投入资源或没有相应技术进行改进的重大环境因素,设定相应的控制程序以保证其不偏离方针和国家相关法律法规的要求,使其得到控制。
4.2制订环境管理目标指标的依据:
a法律法规、条例和其他的要求;
b公司的重要环境因素;
c公司的技术、财政和资源的具备情况;
d对公司企业活动、产品、服务过程的正面和负面的影响程度;
e其他相关的要求。
4.3目标指标的制订:
4.3.1每一个体系PDCA循环开始前,公司相关部门按照4.2所列举的依据要求,根据相关文件收集信息来源,通过管理评审过程申报最高管理层。
4.3.2所评定的重大环境因素的具体产生或者管理部门根据4.1原则要求,对重大环境因素进行归类,并提出控制手段途径,凡希望通过目标指标进行控制的,提出目标指标的预想,同时提报管理评审。
4.3.3总经理按照《管理评审控制程序》组织进行管理评审,在评价上以阶段目标指标完成情况的基础上设定下一阶段目标指标的要求,确定主要责任部门按要求制订目标指标。
4.3.4责任部门制订完目标指标后交管理者代表审核、总经理批准发布。
4.4目标指标的要求:
a可行时应该尽可能量化可测量;
b需要规定具体的完成时间的限期;
c满足环境方针的承诺;
d避免目标指标过高没有可操作性,也避免过低,甚至不及现有水平。
4.4.1公司在建立和评审目标时,应考虑的因素包括:
a.       法律和其他要求:公司在环境方针中承诺遵守法律法规和其他要求,这个承诺应在环境目标和指标中加以落实,在制定目标、指标时应充分考虑这些因素,而且目标、指标的制定也应符合有关环境要求;
b.       自身的重要环境因素:公司通过评审已识别的重要环境因素,在制定目标指标时应以这些因素为主要的考虑对象;
c.       相关方的观点:包括客户、周围社区居民和社会,特别是受组织环境绩效影响较大的相关方的有关要求,应考虑纳入目标指标;
d.       所制定的目标指标应符合公司的规模、经济、技术水平、经营状况等实际情况,切实可行。
4.5环境管理方案指定的依据:
a环境方针;
b环境目标、指标;
c公司人、财、物、技术等资源具备情况;
4.6环境管理方案的制订:
4.6.1 经批准发布的目标指标,责任部门应在一个星期内提出环境管理方案的设想;
4.6.2管理方案设想交管理者代表,并由管理者代表组织方案相关部门讨论其实施的可行性和是否能够达成目标指标和方针的要求,并审核签字;
4.6.3管理者代表审核后交总经理批准、发布。
4.7 环境管理方案的要求:
4.7.1环境管理方案的内容应包括:实现目标指标的时间表、方法措施、相关人员的责任、涉及的财务费用预算等;
4.7.2 可采用的方法措施包括:设备改造、新增;原材料的替代;物资的循环利用再生利用;污染的处理;资源的有效利用;过程的更改;控制文件的制订和实施;监测的方法等。
4.7.3 出于长期控制的要求,对于没有完全消除的环境因素,在管理方案中必须规定控制文件的制订和实施的要求。
4.8制定、实施和保持环境管理方案时,应:
a.     根据目标指标的建立、分解和落实情况,环境管理方案也应加以细化,具体落实到公司的各职能、层次和岗位,并使各相关层次与职能的环境管理方案与其所承担的环境目标、指标相对应;
b.     方案应说明公司如何实现目标和指标,包括职责分配、必要的资源、实施方法和时间表;
c.     可行时,方案应包括当前或新近的活动、产品或服务的计划、加工、生产、销售和各阶段安排,如产品的设计、原材料、工艺过程、使用和最终处置,流程的配置和重大更改等;
d.     环境管理方案应随情况变化(如新产品或服务项目的开发、新的或修改的活动、产品或服务)及时做相应评审和修订。
4.9 目标指标和管理方案颁布后,相关部门应组织相关人员进行学习,使其明确自身职责的要求,并按照规定的时间阶段进行实施。
4.10 按照规定时间阶段的要求,执行部门应将执行的完成情况和效果书面报告管理者代表,管理者代表委托办公室或办公室,每个月应对所有目标指标和管理方案的实施情况进行检查。
4.11 目标指标和管理方案的修改
4.11.1一般情况下每一轮(如一年)PDCA大循环完成时,即管理评审过程中应对目标指标的完成情况进行全面评价,并进行修改、提高,以满足变化的情况的需要,并体现持续改进的承诺。
修订后的目标指标和管理方案由管理者代表审核,总经理批准。
5 相关文件
《环境因素识别和评价控制程序》
《管理评审控制程序》
《环境目标、指标一览表》
6记录
YSR/R433-01《环境管理方案》

人力资源控制程序

编号:YSR/EP442-1
版次:A/0
受控状态:受控
1  目的

    规定培训的计划和实施规范,为实施、保持和改进环境管理体系提供适用的人员(包括承包商人员、临时工作人员、合约职员、外派职员等)。
2  范围
    本程序适用于公司全体员工所有有关环境的教育培训的管理、实施和记录。
3  职责
3.1 办公室负责确定员工能力需求和员工培训计划,并组织实施培训,负责根据人员能力安排适当的工作。
3.2 各职能部门负责根据培训计划的安排配合培训的实施和记录。
4  程序
4.1培训需求
4.1.1办公室负责制定本公司从事影响服务环境活动的各岗位人员任职资格要求,规定各级各类人员的环境权限。
4.1.2 办公室在规定人员职责和权限时,应从各岗位人员的受教育程度、培训经历、技能水平、工作经历及本公司现状等方面进行考虑。
4.2  培训计划
4.2.1 各有关部门每年年末根据办公室的能力需求衡量本部门人员的工作能力,根据其工作能力和表现制订培训计划,经总经理审批后实施。
4.2.2 办公室根据各部门的培训要求,结合能力需求,制订年度的培训实施计划,计划中应包括:
²        培训对象
²        培训主要内容
²        培训方式
²        培训时间等
4.2.3 在制订培训计划时应考虑安排一定的意识方面培训,使处于每一有关职能与层次的人员都意识到:
a)   满足顾客和法律法规要求的重要性;
b)   自己从事的活动对公司发展的相关性;
c)   公司鼓励员工参与环境管理,为实现环境目标作出贡献。
4.2.4年度培训计划在实施前应经总经理批准。
4.3 培训实施
4.3.1 培训的方式可分为内部培训和外部培训,可采用老师授课、专书阅读、会议讨论、师徒制、上级对下级的督导等方法。
4.3.2 作为师资的培训人员,本身应经过该项培训,并具备一定的实践能力,师资的确认由办公室负责。
4.3.3 办公室或各职能部门按公司年度教育培训计划组织培训时,确定培训时间,制定培训方案,明确培训地点、要求等事项,并预先通知各有关部门人员,以便作好工作安排。
4.3.4 国家规定需取得有关资格证明的培训项目,如司炉工培训,办公室应安排外部培训,外部培训的机构应是具有相应培训资格的,并能够办理相应的资格证书。
4.4 培训有效性的确认:
4.4.1 培训的有效性确认方法由各职能部门根据计划的安排,组织培训有效性确认工作。
4.4.2培训有效性确认的途径包括:
²        记录培训效果及评价,证明培训已进行;
²        获取相应的资格证书,证明培训已进行;
²        通过笔试进行评价;
²        采取上课或专门时间口试的抽查进行评价有效性;
²        通过一段时间的实践操作,证明有效性;
²        通过公司组织的各项检测、检查、内部审核证明培训的有效性。
4.5 培训记录
4.5.1 员工培训后,其培训记录及考核结果应填写在“培训实施记录”中,及时报办公室备案。
4.5.2办公室根据人员参加的培训及考核情况建立《员工培训台帐》,作为员工档案进行管理控制。
4.6 对因临时任务、各项检查审核发现等引起的需临时追加的培训项目,各相关部门通过培训申请表报办公室,办公室经审查批准后方可临时增加培训。临时增补的培训不另列计划,但培训的实施、有效性确认、培训记录均应按本程序要求执行。
4.7 公司应根据需要定期进行全体员工的环境宣传、教育,并予以记录。
4.8 公司人员的各类培训记录由办公室负责归档保存。
5  相关文件
《沟通控制程序》
《各岗位人员工作标准》
《人事管理制度》
6  记录
  YSR/R-442-01《培训申请表》
YSR/R-442-02《年度培训计划》
YSR/R-442-03《培训记录》
YSR/R-442-04《员工培训台帐》
YSR/R-442-05《人员资格确认表》
 

编号:YSR/EP443-1
版次:A/0
受控状态:受控
沟通控制程序

1  目的
    保障信息交流畅通,及时、准确传递。对环境管理体系的信息采用数据分析的科学方法,保证公司各部门之间,公司与相关方之间及时沟通各类信息,达到过程和产品的有效控制,以证实环境管理体系的适宜性和有效性,寻求持续改进机会。
2  适用范围
    适用于环境管理体系内部和外部信息的交流和沟通管理,以利于体系过程的数据分析和应用。
3  职责
3.1  最高管理者确保在组织内建立适当的沟通渠道,确保环境体系的有效性沟通。
3.2  办公室作为最高管理者行政管理机构,是环境信息的综合管理部门,负责与上级和行业主管部门以及相关方的信息接收、传递和处理。
3.3  各部门负责各自过程中的数据和信息传递。
3.4  各相关职能部门予以协助,上传下达、内外沟通,并选用适用的统计技术进行数据分析、处理。
3.5  各部门和各作业岗位做好本部门和信息交流,并向职能部门传递相关信息。
4   工作程序
4.1  内部信息
    最高管理者应确保在组织内建立适当的沟通渠道,确保环境体系的有效性沟通。
    内部信息主要包括:
a.体系运行信息(向员工传达环境方针、目标、报告各部门体系运行状况和内外部审核、纠正措施和预防措施的验证结果、管理评审结果等);
b.内部管理制度、员工有关环境方面的建议和要求、相应法律、法规的信息传递;
c.公司领导意图贯彻以及职能部门之间、职能部门和生产车间之间的联系和沟通;
d.作业场所和活动中的隐患,评价出的环境因素、风险控制措施等;
e.应急准备和响应计划;
f.绩效监视、测量结果;
g.设备设施及物资变更情况;
h.组织机构变化情况;
i.新项目等;
j.其他媒体对公司有影响的信息。
内部信息可采用口头、电话、通知、通报、书面报告、刊物、会议、板报等多种方式。
4.2  外部信息
    外部信息主要包括:
a.法律、法规、标准信息;
b.执行机构信息:如来自国家、地方和行业方面的,环保部门、劳动安全部门、检测监督机构、行业协会、认证机构等相关信息以及上级部门的要求;
c.外部的安全环境检查、参观、访问等;
d.市场信息和顾客、供方等相关方信息;
e.同行业技术信息和专业会议信息,竞争对手的产品信息服务信息和技术信息;
f.公司环境方针的对外宣传;
h、必要时,公司所涉及的重要环境因素;
i.相关方关注的问题;
j.与政府当局关于应急策划和其他的相关问题。
4.3  外部沟通的方式
    可采用口头、电话、通知、书面报告、会议、年报、网址和社区会议等多种方式。
4.4  环境、质量协商和沟通实施
4.4.1  环境管理委员会负责如下工作:
a.定期组织召开环境工作例会;
b.根据生产情况由生产部组织相关部门进行环境检查;
c.参加事故、事件调查,分析和处理事宜;
d.进行环境内,外部事宜协商、协调工作。
4.5  办公室,必要时办公室,每三个月作一次环境信息汇总分析,分类后上报管理者代表。
4.6  信息处理
4.6.1  采用“工作联络单”,传递给相关部门或主管领导。如需要时,有关环境及体系运行等方面的信息,可由办公室和相关部门分别负责处理。涉及到外部相关方的信息处理,报管理者代表批准(必要时向总经理汇报),作出处理决定。
4.6.2  不论内部或外部的,对顾客关注的问题和对重要环境因素影响的信息都要特别加以注意,并迅速采取处理措施,记录其处理决定。紧急状况执行《应急准备与响应程序》。
4.7 数据分析及统计技术应用
4.7.1  可采用的统计技术
  可根据所获得的内、外部信息,采用统计技术的方法对产品实现过程其产品质量、生产环境的运行控制及产品特性的数据(包括资料的)信息,以图表的形式反应出来,判断薄弱环节、环境隐患、安全隐患和趋势,提高解决问题的有效性和效率。
4.7.2 数据分析的作用
数据分析可提供以下方面的信息:
a.顾客满意 通过分析找出顾客满意不满意的主要方面及目前的和未来的愿望和要求;
b.与产品要求的符合性 通过分析,找出产品质量中存在的主要问题,作为技术主攻方向;
c.过程和产品的现状与发展趋势是否反映了潜在问题(有关质量的、环境的),有无必要采取措施;
d.供方产品和过程的相关信息 了解供方环境的控制情况是否与本公司环境管理体系相适应、相匹配,以及相互的改进需求。
4.7.3 利用数据分析结果对环境管理体系活动过程和产品质量进行评价,从中寻找改进的机会及对重要环境因素的评估,确定从哪些方面、哪些环节加以改进,提出决策建议。
5 重要环境因素的外部沟通
5.1公司首先应确定就重要环境因素是否需进行外部沟通,由办公室负责组织相关部门对此进行评审,并将评审结果填写在《外部沟通评审单》中,
5.2如需对涉及的重要环境因素进行外部沟通,如公司获取适用的法律和其他要求的更新变化信息、市场环境需求的变化信息、客户对公司所提供产品或服务的环境要求、废弃物处理处置的相关信息等。公司需将这些决议形成文件,纳入第三层次文件统一进行管理。
5.3重要环境因素的外部沟通可采用发函、会议、“外部信息沟通单”等形式。
6 相关文件
YSR/EP453-1  不符合、纠正和预防措施控制程序
YSR/EP447-1  应急准备与响应控制程序
7相关记录
相关数据分析图表
YSR/R443-01《信息反馈单》
YSR/R443-02《外部沟通评审单》
YSR/R443-03《外部信息沟通单》

文件控制程序

编号:YSR/EP445-1
版次:A/0
受控状态:受控
1、目的

    规定公司内与环境及环境管理体系有关的所有文件和资料的控制方法与责任。
2、范围
    本公司内所有与环境管理体系有关的文件。
3、职责
3.1总经理负责批准《环境管理手册》与方针、目标指标;
3.2办公室负责组织环境体系文件的编制,负责环境体系文件的发放、更改、回收的管理和控制;
3.3各部门负责本部门内部管理环境体系文件的管理;
4、定义
5、程序
5.1 文件的编制、批准和发布
5.1.1 文件的分类
a)               环境手册
b)               环境程序文件:
l                 ISO14001:2004标准所要求的形成文件的程序;
l                 公司为确保环境管理体系过程的有效策划、运行和控制所需的文件,详见《程序文件目录》。
c)               其它执行的文件。
l                 行政管理文件(各种管理制度、岗位职责等)
l                 内部服务规范文件——服务评价标准、服务规范等。
l                 外来文件——国家标准、行业标准,行业管理部门与产品环境有关的发文及要求等;
l                 适用的法律法规等;
5.1.2 文件的编写和审批
5.1.2.1 各类文件原则上由文件管理内容的职能部门负责编制起草,办公室或办公室负责组织协调。
5.1.2.2 各类文件的编制和起草部门,对其所编制起草的文件都必须经过指定的责任人员审核和批准后方能发布。
l                 环境管理手册、程序文件需经管理者代表审核,总经理批准后发布实施;
l                 其他规范类管理文件可经部门负责人审批后发布实施。
5.1.2.3 环境体系文件应保持清晰,语句应通顺,易于理解和参照执行。
5.1.2.4 文件的开头应说明文件编制的目的、使用的范围、相应的职责、具体的要求、所需的记录等,必要时,应对有关词语给出定义。
5.1.2.5 文件中应注明相应参考文件的名称,以利于检索;办公室应编制并定期更新各类文件受控清单,以便于执行部门检索。
5.2 文件的标识
5.2.1为保证文件具有标识的唯一性,文件应有唯一性的编码。
5.2.2本程序规定范围内的所有文件发布前都将清楚地编号、标识,其编号方法如下:
Ø         环境手册:

YSR/
EM
企业代号
环境手册代号

Ø         程序文件:

YSR/
EP×××
企业代号
程序文件代号和手册章节号
×
该章节产生的文件顺序号

注:如YSR/EP445-1 表示ISO14001:2004标准4.4.5条款第一个程序文件《文件控制程序》。
Ø         第三层管理文件:
    按照公司质量管理体系编号或者标准化体系编号进行。
Ø         环境记录编号为:
    按照公司质量管理体系编号进行。
5.2.3文件版本、修订状态的规定
    体系文件的初始版本/修订状态为A/0,第一次换版为A版,以后换版依次类推为C版、D版、……,文件第一次换页修改修订状态为1,以后修改依次为2、3、……。
5.2.4公司内部使用的现行有效文件应形成《受控文件清单》,由办公室负责编制。
5.2.5外来文件由办公室收集,并汇总反馈办公室。办公室负责编制《受控文件清单》,其编号按原编号实施。
5.2.6办公室负责不定期核查公司所执行的有关国家及行业等法律性文件的有效性。
5.3文件的管理
5.3.1文件分“受控”和“非受控”两种,文件是否受控,取决于发放时对其控制要求的不同而不同。非受控文件只进行登记,不再进行后续修改的跟踪。受控文件的受控方式分为:
发放号管理:指在发放文件文本时,对每一文本进行独立的发放编号,以确保需要回收时能收回发放区域的文本。文件发放时,应对发放范围内的文件在《文件发放审批、登记表》及文件文本上,进行编号,当文件需要回收时,按发放号回收文件。此类受控文件需在文件相应位置加盖红色“受控”印章,或者在文件右上角注明受控状态标识。
直接发放:指在发放文件时,只需保证按发放范围的要求发放到位,确保文件的使用区域均能得到有效文本,无收回的要求。文件发放时,只需按发放范围在《文件发放审批、登记表》上登记即可。如:上级主管部门下发的公文,公司内部下发的公文等。
已纳入本公司环境管理体系的法律、法规及标准等,应及时跟踪其有效版本,以确保使用有效的外部文件。应定期发布有效版本清单,控制其使用状态。如:外来标准,环境记录表式等。
5.3.2文件发放时,应采用“文件发放审批、登记表”进行登记,登记时应注明文件的发放号作为文件受控状态的标识,以供文件更改时使用。
5.3.3各部门应建立自己部门的“受控文件清单”,登记收到和发放的文件的名称、编号、数量、版本及修订状态等。
5.3.4 办公室应确保在体系运行的重要场所、重要作业人员能得到相应的有效版本的文件。
5.3.6 文件的保管部门应采取保护手段以防止文件的损坏,如:使用文件夹、档案袋保管文件;文件的存放处应防火、防潮、防蛀。
5.3.5 当发布新版本文件时,在新版本文件实施之日起,被替代的文件自然失效,发文部门应及时从所有发放该文件的场所,收回失效的受控文件。
5.3.7 如失效的文件需保存时,应在醒目位置加盖“作废保留”章加以标识,防止误用。
5.3.8 文件发放范围规定:
A)环境管理手册、程序文件的发放范围为总经理、管理者代表及各部门、科室负责人;
    B)其它文件由发放部门自行决定发放范围。
5.3.9 文件借阅:文件借阅时应办理相应的手续,并填写《文件借阅/复制审批单》,注明借阅部门、借阅人、借阅时间及相应的归还时间。
5.4 文件的更改
5.4.1 文件的更改采用“文件更改通知单”的形式,由申请更改部门注明申请理由和更改的具体要求,交办公室办理更改。
5.4.2 除了提出更改的情况外,公司应利用内部审核和管理评审的机会,对文件的适宜性、有效性进行评审,并根据持续改进的思想,提出文件修改的意见。
5.4.3 文件更改的审批原则上由原审批部门或负责人进行,当审批人发生变化时,应提供足够的文件审批的依据。
5.4.4 文件审批的原始资料由办公室负责保管。发放的文件上应注明相应人员的部门代号。
5.4.5各部门在进行文件更改时,应对所有发放的受控文件,按发放范围统一更改。
5.4.5 办公室应定期发布公司总的“受控文件清单”。
5.4.7 手册整份文件为更改单元,程序文件以每一个程序为更改的单元,其它文件以相对独立的文件为更改单元。
5.4.8文件更改时采取杠改或换页方式进行。更改时,由更改人将错误处用斜线划掉,在空白处填写正确语句,并签名和日期。当一页杠改超过五处或一次更改内容较多时,采取换页方式更改。换页更改时,文件的修订状态作相应的变化。
5.5 资料的管理
5.5.1资料:指对公司工作有指导意义及参考价值的各类存档文件、技术资料、存档环境记录、书籍、期刊、音像制品等。
5.5.2对公司内需存档的资料,各部门应根据档案管理的需要,每年进行整理,交办公室归档保管,保管方式应便于存取和检索。
5.5.3 归档资料保存环境应适宜,具有防火、防潮等措施,以防止损坏、变质和丢失。
5.5.4 资料的保存期一般为五年,超过保存期的档案,经资料鉴定后,进行销毁。鉴定由管理者代表会同各部门负责人共同实施,销毁由办公室负责实施。
6、引用文件
7、记录
YSR/R-445-01《受控文件清单》
YSR/R-445-02《文件发放审批、登记表》
YSR/R-445-03《文件更改通知单》
YSR/R-445-04《文件更改一览表》
YSR/R-445-05《档案移交(接收)登记表》
YSR/R-445-06《文件借阅/复制审批单》
 
 

运行控制程序

编号:YSR/EP446-1
版次:A/0
受控状态:受控
1、目的

对与公司的环境因素有关的运行与活动进行有效控制,确保其符合环境方针、目标与指标的要求,以实现环境行为的不断改进。
2、适用范围
适用于公司环境管理体系运行过程的控制。
3、职责
3.1 生产部为归口管理部门。
3.2 生产部负责设备及环境设备的维护保养。
3.3 办公室负责监视与测量装置的管理。
4、环境管理工作程序
4.1 公司在日常的环境管理中,对与重要环境因素相对应的运行与活动进行重点控制,对其中可能造成重大环境影响的作业点,明确控制的要求。
4.2 对废水排放、危险化学品、危险废弃物、大气污染物的排放编制相关的控制程序和运行操作规程。对法律、法规有明确要求的,按《绩效监测控制程序》进行检查,并评价法律、法规的遵循情况;
4.3 严格按照相应工艺规程和作业指导书的要求进行生产;各部门参照设备管理控制要求对环保设备以及进行维护保养;办公室负责监视与测量装置的管理。
4.4 公司对可能造成重大环境影响的设备采取相应措施进行管理,如对对于漏、滴油现象采用托盘予以收集等,
4.5仓库负责做好仓库内化学物品的贮存和使用,要防止直接倾倒、泄漏等异常现象的发生。
4.6 各部门按规定地点分类放置废弃物,并进行处理:
a. 对可直接回收利用的废弃物,如废纸箱、废金属等,由生产车间组织出售;
b. 对不可直接回收利用的废弃物,如废机油、废油布、废电池、废灯管、废电线电缆等,由生产车间安排分类处置。
4.7生产部负责对公司的水、电、气、油类等能源进行规划管理,增设必要的能源计量仪表,每月统计用量,对主要耗能设备进行重点管理,以确保能源充分有效的利用,降低单产的能耗。
4.8 各部门严格依据以上程度和标准的要求,开展环境管理工作,并做好相应记录。出现不符合情况时,参照《不符合、纠正和预防措施控制程序》处理,办公室联合办公室随时检查各部门的执行情况。
4.9 对新上工程、工程技术改造等新项目的管理执行公司管理体系的运作方式。
4.10 对于相关方,依据《相关方控制程序》对其施加影响,使他们的行为符合程序和有关要求。
4.11 对紧急情况的处理详见《应急准备与响应控制程序》。
5、相关文件
5.1《资源能源控制程序》
5.2《废弃物控制程序》
5.3《应急准备与响应控制程序》
5.4《相关方管理控制程序》
5.5《绩效监测控制程序》
5.6《不符合、纠正和预防措施控制程序》

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